ビジネスシーンにおいて必要不可欠な、社内でのメールのやり取りです。しかし、誕生以来、うどん業界でダントツの1位を独走している丸亀製麺は、なぜか「社内メール」をやめる選択をしたといいます。
般社団法人日本ビジネスメール協会の調査によると、ビジネスメールの1日の平均送信は約12通、平均受信は約38通だそうです。そして、メールを作成する平均時間は5分。12通送る場合は60分、つまり1時間かけることになります。
メールは手紙の延長であり、ラインは会話の延長だといいます。日本語のよい点は豊富な表現があり、細かいニュアンスの違いを表せるところにあるでしょう。一方で、敬語の使い分けは複雑で、「こんな表現をしたらNG」という決まりも多く、メールを書くのにも時間がかかります。
トリドールは、社内SNSのトークノートを導入してから、社内メールが激減しました。
社内メールだと、まずタイトルを考え、「お疲れ様です。お忙しいところ失礼いたします。A社の案件で進捗状況のご報告です。」「ご検討のほど、よろしくお願いいたします。」と、かしこまった文面を考えないといけません。これもムダを生んでいる時間です。
トークノートはフェイスブックやラインと変わらないので、「A社の件、見積もりを出してほしいとのことです。料金は50万円でいいでしょうか?」という具合に、要件だけで済みます。
また、社内メールは、たいていCCで関係者全員に送ります。CCにすると一括ですべての人に連絡できるというメリットがありますが、「自分にはそれほど関係ない」「誰かが返事するだろう」と注視しない人が出るというデメリットもあります。また、複数の部下からCCで報告が送られてきても、上司はすべてに目を通す時間はないでしょう。
トリドールも、関係者をCCに入れ忘れたり、重要なメールを見落としたりする事態が起きていたので、社内のコミュニケーションをトークノート（社内SNS）主体に変えることにしました。
トークノートでのやりとりに変えてからは、メール処理にかかっていた時間は3分の1ほどに劇的に減りました。既読がついたかどうかで相手が読んだことがわかるので、相手の返事を待たなくて済みます。また、自分が参加しなくてもいい話題は読んでも返信しなくていいので、その分の作業も削れます。
そうやってメールでの作業の進め方を見直すだけで、ムダは大幅に削れるはずです。
一方で、電話はどうでしょうか。一般的には、メールを一本書くのは時間がかかるから、電話で済ませたほうが効率的だと思われています。しかし、それは自分にとっての効率性で、相手の効率性ではありません。重要な内容ならメールやラインのほうが記録を残せますし、簡単な連絡なら、それこそ相手に電話に出てもらうほうが時間のムダでしょう。point 255 | 1
ただし、電話や会議をなくしても、コミュニケーションをとるという点まで削ってしまってはいけません。みんなの忙しさを緩和してゆとりが生まれれば、チームでアイデアを出し合ったり、チームで食事に行ったり、いくらでもコミュニケーションをとる時間はつくれます。
あくまでもムダな作業や時間を減らすのが目的であり、人との触れ合いを減らすのが目的ではありません。それさえ忘れなければ、どんなシステムを導入しても社内の風通しが悪くなることはないでしょう。
日本のビジネスは海外に比べるとスピード感がないと、以前からずっと指摘されています。それでも変わらないのは、現場の担当者に決定権がないから。上に確認しながら物事を進めなくてはならないので、どうしても時間がかかります。
トリドールでは、「やる・やらない」の意思決定は即断即決のことが多いです。粟田社長も即断即決をされるので、物事がどんどん進んでいきます。普通の企業の社長なら、「リスクがあるから、もう少し検討してみよう」となりそうなことも、「まずやってみよう」「やりながら検証し、軌道修正すればいい」という考えが根付いているので、スピード感があるのです。
粟田社長は、「経営においては、計画性より俊敏な機動力のほうが大切」と考えています。たとえば、有名なPDCAサイクル。ご存知の方も多いと思いますが、Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Act（改善）の4つのステップを繰り返すことです。
トリドールでは、PDCAサイクルをうまく回すのではなく、どれだけ速く回すのかが大事だと考えています。緻密な計画を練って用意周到にやっていくことも一つの方法ですが、トリドールではとにかくやってみて、うまくいったらすぐにそれを取り込んで次につなげていく方法をとっています。好機を逃さないためにも、即決断、即実行が基本です。
パソコンに向かって書類作りに没頭するぐらいなら、まず実行してみるほうが、生産性は高まります。書類作成や合意のための時間が多い組織やチームは、その時間をなくすところから始めてみてはいかがでしょうか。
SNS上では、賛否両論の声が上がっています。あなたはどう思いますか⁇
・「お疲れ様です。」「ご確認お願い致します。」「ご検討の程よろしくお願い致します。」そんなタイピングに5秒もかからない文言を削ったところで知れてますよ。改善すべき部分はもっと他にあります。
・スピード感大事ですよね。私の勤めている会社でも企業理念にスピード感という言葉があるのですが、実態は未だにハンコをもらうスタンプラリーを続けています。
・スピード感は必要ですが、それがmail不要には直結するとは思いません。mailに「お疲れさまを記載するな」と言えば済む話です。
・それならついでに「おはようございます」も止めればどうでしょうかね。他人同士が共同して勤務する上で互いに尊重し合う「ひとこと」は有っても邪魔にはならないと自分は思いますが。自分の会社でそう決まれば、はいはい分かりました、と従いますが。
・その昔Eメールが出現したばかりの頃、その内容はいきなり本題だった。しかしながらいつの間にかそうではなくなってしまった。時間が経過すればまた同じことを繰り返すと思う。
・多少は効率が良くなるのでしょうね。言い回しに悩むことは確かにあるし、若い人や、敬語の苦手な人は尚更負担に感じていそうだし。でも、効率を追求し過ぎると、文化伝統、というほど大袈裟ではなくても、大事なものがまた廃れていくのも確かだと感じます。